E mail nezaketi

Görgü kurallarının geçmişi eski. 17. yüzyılda, Kral XIV. Louis'nin sarayında tüm ayrıntılarıyla oluşup yazılı hale getirilmiş. O zamandan beri çağın gereklerine göre yenilenen görgü kitapları içinde önemli bir bölüm, mektupların nasıl yazılması gerektiğine ayrılır. Ancak 90 li yillarda internetin ortaya çıkması 2000 den sonra ise yayginlasmasi ile o eski yazışma biçimlerini büyük ölçüde ortadan kaldırdı.Özel ve mesleki yazışmalarını eposta yoluyla sürdürenler için günde yaklasik 100 ozel, 50 is icin mektup alışverişi hiç de abartılı bir sayı değil.
150 e postaya ve eklerine 2 ser dakika ayrilsa 300 dakika /5 saat ediyor.

Görgü kuralları nasıl yaşamın diğer alanlarında ilişkileri sorunsuz hale getirmeyi hedefliyorsa, bu sanal iletişim ortamında herkesin katkısıyla birtakım yeni görgü kuralları oluşturuldu. Buna "netiket" de denebiliyor ve bu internet görgü kuralları da sanal ortamda anarşiyi önlemeyi amaçlıyor. Batı dillerinde görgü kuralları için kullanılan "etiket" ve internetin "net"inin bir araya getirilmiş hali olan netiket'in ilk kuralı kişinin kendine anlaşılabilir, anlamlı bir eposta adresi seçmesiyle başlıyor. Bu, eposta adresinin gönderenin kimliği hakkında alıcıya ipucu vermesinin yanı sıra, alıcının mektupları düzenlemesine de yardımcı oluyor.Genel de uzantisi bir web adresini icermeyen iletiler(ornegin baris.ergin@enka.com gibi) pek guvenilir sayilmiyor.
eposta programları sayesinde önceden belirlenmiş metinler her gönderinin altına otomatik olarak yerleştirilebiliyor. Bu "imza" gönderenin ismini, eğer iş mektubuysa firma adını, telefon ve faks numaralarını, firma web sitesinin adresini ve adresini içerebiliyor. Ancak bunda abartıya kaçılmaması ve en çok 4 ile 7 satırda tamamlanması gerektigi soyleniyor. Firma mektubu olmasa bile, altta ismin yanı sıra telefon numarasının her eposta gönderisinde bulunması öneriliyor.

Elektronik mektupların formatı da netiket kurallarınca belirlenmiş. Günümüz eposta programları gönderileri metin verileri olarak ASCII formatında ya da HTML belgesi olarak yollamaya olanak tanıyor. Türkçe eposta programlarında ASCII formatının karşılığı "düz metin." HTML için de "zengin metin" kavramı kullanılıyor.
HTML gönderiler, başka deyişle internet sayfası formatındaki mektuplar en büyük netiket kural ihlalleri arasında sayılıyor. Nedeni, bu formattaki belgelerin daha fazla yer kaplaması, iletinin indirilme süresinin daha uzun olması, zaman ve para israfına yol açması. Ayrıca HTML formatındaki gönderiler her program tarafından doğru biçimde gösterilmiyor. HTML gönderilerin arşivlenmesi de bir sorun. Kuşkusuz düz metin de ideal değil. Örneğin Türkçe yazışmalarda "ğ, ü, ı, İ, ş, ç" harflerini "g, u, i, I, s, c" şeklinde yazmak gerekiyor. Aksi takdirde harflerin yerine çeşitli şifreler çıkıyor.
Bu sorunu outlook ,outlook express veya mozilla benzeri programlar kullanıyorsanız view-encoding dizininden Türkçe seçilerek düzeltilmiş haliyle görüntüleyebilirsiniz.

İnternet dünyasının görgü kuralları bu kadar değil kuşkusuz.
Benzer şekilde elektronik iletişimde uyulması gereken görgü kuralları da şöyle sıralanabilir;
• Elektronik posta ya da e-mail dediğimiz mesajları mesajı gönderdiğiniz kişiye hitaben yazıp kendi adinizi yazarak bitirmeniz,
• Hitaba ettiğiniz alıcının kimliğine göre bir dil ve ifade tonu seçmeniz,
• Konu hanesine mutlak uygun uzun olmayan ve temizlenmiş bir baslık koymanız,
• Mesajınızı kısa ve özlü yazmanız,
• Gelen mesajları cevaplamadan önce dikkatle okumanız,
• Esprili veya alaycı dil kullanımında dikkatli olmanız,
• Kişiye değil konuya cevap vermeniz,
• Sinirleneceğiniz bir mesaj aldığınızda cevaplamadan önce kendinize zaman tanımanız,
• Mesajınızda göndereceğiniz her turlu bilgi ve ifadenin saklanabilir olduğunu ve ertesi günkü gazetelerde bas sayfaya haber olabileceğini hiç unutmamanız,
• Mesajlarda kötü niyetin değil yanlış anlamaların daha fazla meydana geldiğini bilmeniz,
• Elektronik iletişimde uygun nazik bir ifade kullanmanın sağ duyunun gereği olduğunu hatırlamanız,
• İletilerde fwd edilen e- adresleri silmeniz,
• Cevap verirken herkese yanıt verme olasılığını dikkatli kullanmanız,
• Metine doğrudan bakılabilmesi icin formatini ve ara yazilari temizlemeniz,
• <<< şeklinde ,iletilerin sol başında yeralan işaretleri kaldırmanız, bu tip ayıklama için www.turkcekarakter.com sitesi önerilir.
• İlettiğiniz metnin başına kendi yorumunuzu eklemeniz,
• Alıntı veya derleme yapılmışsa kaynak belirtmeniz,
• Özellikle e-gruplarda yazınızın çok kişi tarafından ,değişik zaman ve ruh halinde okunacağını gözönüne almanız,
türünden genel kurallar iletişimi kolaylaştıracağı gibi doğabilecek yanlış anlaşılmaların çok daha çabuk ve kolay yoldan giderilmesini sağlayacaktır.


Bu konuda genel kabul goren 32 tavsiye soyledir, ingilizce olarak biraktim
1. Be concise and to the point
2. Answer all questions, and pre-empt further questions
3. Use proper spelling, grammar & punctuation
4. Make it personal
5. Use templates for frequently used responses
6. Answer swiftly
7. Do not attach unnecessary files
8. Use proper structure & layout
9. Do not overuse the high priority option
10. Do not write in CAPITALS
11. Don't leave out the message thread
12. Add disclaimers to your emails
13. Read the email before you send it
14. Do not overuse Reply to All
15. Mailings > use the bcc: field or do a mail merge
16. Take care with abbreviations and emoticons
17. Be careful with formatting
18. Take care with rich text and HTML messages
19. Do not forward chain letters
20. Do not request delivery and read receipts
21. Do not ask to recall a message.
22. Do not copy a message or attachment without permission
23. Do not use email to discuss confidential information
24. Use a meaningful subject
25. Use active instead of passive
26. Avoid using URGENT and IMPORTANT
27. Avoid long sentences
28. Don't send or forward emails containing libelous, defamatory, offensive, racist or obscene remarks
29. Don't forward virus hoaxes and chain letters
30. Keep your language gender neutral
31. Don't reply to spam
32. Use cc: field sparingly
Ozellikle is e postalarinda to hanesinde islemi yapmasini direkt bekledigimiz veya tam muhatabimizin olmasi(lari) gerekmektedir.
CC (Carbon Copy) Eskiler animsar fotokopi yokken Teksir kagidina isporto ile nefis kokulu baskilar yapilirken bu olanaga erisemeyenler icin ellerimizi boyayan lacivert/siyah kagitlar vardi.. Karbon kagidindan gelen bu notasyon ile aslinda direkt ilgisi olmasa da bilgisi olmasinda yarar gorduklerimiz in adresleri eklenir.
BCC(Blind Carbon Copy) tam bir netiket disi uygulamadir. Acikca adini anmak istemediklerimizi gizlice bilgilendirmektir. Yazdigimiz bir iletide ki BCC hanesi alici tarafindan gorulmeyeceginden , o gizli bolgedekilere yanit verme olasiligi olmayacaktir.Camur at izi kalsin gibi .
BCCnin makul sayilabilecek bir kullanimi ise birbirlerini tanimayan ve e adreslerini aciklayarak ozel hayata mudahale etmemek amaciyla olandir.

Barış Emek Ergin / 2010 Afganistan